内部統制の職務分掌は何を分けるのか、不正防止の観点で考える
ITパスポート試験 令和5年度 問50 ／ システム監査 › 内部統制
過去問にチャレンジ
内部統制において，不正防止を目的とした職務分掌に関する事例として，最も適切なものはどれか。
- ア
申請者は自身の申請を承認できないようにする。
- イ
申請部署と承認部署の役員を兼務させる。
- ウ
一つの業務を複数の担当者が手分けして行う。
- エ
一つの業務を複数の部署で分散して行う。
会話形式の解説
講師今回は内部統制の「職務分掌」がテーマです。不正を防ぐために何を分けるのかを押さえておくと、答えを選びやすくなります。
受験者職務分掌は「仕事を分けること」だと覚えていました。それだと、複数の担当者で手分けする選択肢も、複数の部署に分散する選択肢も当てはまりそうで迷います。
講師そこがこの問題の引っかけです。職務分掌は、担当者ごとの職責と権限を分けて、一人では業務を最後まで完結できないようにする仕組みです。分けるのは作業量ではなく、申請と承認のように相反する権限です。
受験者権限を分けるのですね。そうすると、自分の申請を自分で承認できないようにする選択肢が当てはまりそうです。
講師そのとおりです。自分で申請して自分で承認できると、不正をしてそれを隠す機会が生まれます。承認を別の人が担当すれば、その人が申請内容をチェックします。こうして互いに監視し合う働きを「相互牽制」といいます。
受験者申請部署と承認部署の役員を兼務させる選択肢は、どちらの部署にも関わる人がいるので、チェックが行き届くように思えたのですが、違いますか。
講師実際には逆になります。兼務させると、申請と承認の権限が同じ人に集まってしまいます。チェックする側の独立性が弱まるので、不正や誤りに気づきにくくなります。職務分掌とは反対の状態です。
受験者複数の担当者で手分けする選択肢は、作業量を分けているだけで、権限が分かれているとは限らない、ということでしょうか。
講師そうです。手分けしても、申請と承認が別の人に分かれる保証はありません。単に手分けするだけだと、責任の所在があいまいになるおそれもあります。複数の部署に分散する選択肢も同じです。負荷分散には役立ちますが、権限の分離や相互牽制が働く保証はなく、目的が違います。
受験者整理すると、職務分掌は相反する権限を別の人に担当させて、一人では業務を完結できないようにする仕組みで、目的は相互牽制で不正や誤りを防ぐこと、という理解でよいですか。
講師それで大丈夫です。申請と承認のほかに、取引の実行と記録、資産の保管と帳簿の管理も、分けておくべき組合せです。英語では Segregation of Duties（職務分離）と呼ばれます。「複数人で」「複数部署で」という選択肢はもっともらしく見えますが、相反する権限が分かれているかどうかで判断してください。
まとめ
内部統制における職務分掌とは、担当者ごとの職責と権限を分けて、一人では業務を完結できないようにする仕組みです。目的は、相互牽制を働かせて不正や誤りのリスクを下げることです。申請者が自分の申請を承認できないようにするのは、その典型例です。申請部署と承認部署の役員を兼務させると、権限が一人に集まってしまい、逆効果になります。また、業務を複数の担当者や部署で手分けするだけでは、権限が分かれる保証がないため、職務分掌には当たりません。
解答・解説
正解はアです
この問題のテーマ
内部統制の「職務分掌」について問う問題です。不正を防ぐために権限をどう分けるのか、その具体例を選べるかが問われています。
解き方の考え方
職務分掌は、担当者ごとの職責と権限を分けて、一人では業務を最後まで完結できないようにする仕組みです。目的は、相互牽制を働かせて不正や誤りのリスクを下げることにあります。そこで選択肢を見るときは、作業を分担しているかどうかではなく、申請と承認のように相反する権限を別の人に分けているかどうかを確かめます。この基準に合うのは、自己承認を禁じる選択肢アだけです。
選択肢ごとの解説
- ○ア 申請者は自身の申請を承認できないようにする。自分の申請を自分で承認できないようにする事例は、申請と承認という相反する権限を分ける職務分掌の典型例です。自己承認ができると、不正を行ってそれを隠す機会が生まれます。権限を分けておけば、承認者が申請者をチェックする相互牽制が働きます。
- ×イ 申請部署と承認部署の役員を兼務させる。申請部署と承認部署の役員を兼務させる事例では、申請と承認の権限が同じ人に集中してしまいます。その結果、チェックの独立性が弱まり、不正や誤りを見つけにくくなります。職務分掌とは逆の状態です。
- ×ウ 一つの業務を複数の担当者が手分けして行う。一つの業務を複数の担当者で手分けする事例は、作業量を分担しているだけです。申請と承認のような権限が分かれることまでは保証されません。単に手分けすると、責任の所在があいまいになるおそれもあります。
- ×エ 一つの業務を複数の部署で分散して行う。一つの業務を複数の部署で分散して行う事例も、部署を分けているだけです。権限の分離や相互牽制が働くことは保証されません。業務の分散は負荷分散などには役立ちますが、不正防止のための職務分掌とは目的が違います。
補足
申請と承認のほかに、取引の実行と記録、資産の保管と帳簿の管理も、分けておくべき組合せとして挙げられます。職務分掌は英語では Segregation of Duties（職務分離）と呼ばれます。「複数人で行う」「複数部署に分散する」といった選択肢は一見もっともらしく見えます。しかし、相反する権限が分かれているかという観点で判断すれば、誤りだと分かります。
POINT
- 職務分掌とは、担当者ごとの職責と権限を適切に分け、不正や誤りのリスクを下げる仕組みです。
- 申請と承認のように相反する権限は、別の人物に担当させます。
- 権限を分けると担当者どうしで相互牽制が働き、一人では業務を完結できなくなるため、不正がしにくくなります。
- 職務分掌は、一つの業務を単に複数の人や部署で手分けすることとは違います。