グループウェアのワークフロー管理を見分けるには
ITパスポート試験 平成31年度春期 問2 ／ システム戦略 › 業務プロセス
過去問にチャレンジ
グループウェアの機能を利用した事例のうち，ワークフロー管理機能を活用したものとして，最も適切なものはどれか。
- ア
営業活動に有効な提案書テンプレートの共有
- イ
会議出席予定者の空き時間の確認
- ウ
出張申請から交通費の精算までの承認手続の電子化
- エ
ネットワーク上での本支店間会議の実施
会話形式の解説
講師この問題では、グループウェアで何を管理しているかに注目します。
受験者どれも仕事を便利にする機能なので、ワークフロー管理との違いに迷います。
講師ワークフロー管理は、申請や承認の手順を電子的に管理し、定められた順序で担当者に処理を回す機能です。
受験者提案書テンプレートを共有する事例も、仕事の流れに関係しそうです。
講師それは複数の人が同じファイルを使うためのファイル共有です。申請を回して承認を得る手続ではありません。
受験者会議の出席予定者の空き時間を確認する事例は、予定を管理していますね。
講師はい。空き時間の確認はスケジュール管理です。申請や承認の順序は管理していません。
受験者本支店間でネットワークを使って会議をする事例も、承認手続とは違いますね。
講師その事例は電子会議機能です。離れた拠点で会議を行うための機能です。
受験者すると、出張申請から交通費の精算まで承認手続を電子化する事例が当てはまりますか。
講師そのとおりです。申請を定められた順序で担当者に回し、承認を進めるので、正解はウです。
受験者「電子化」という言葉だけで選ばず、申請と承認の流れがあるかを確かめます。
講師はい。資料の共有、予定の確認、会議の実施と区別すると判断しやすくなります。
まとめ
ワークフロー管理は、申請や承認の手順を電子的に管理する機能です。出張申請から交通費の精算まで承認手続を進める事例が該当します。資料の共有はファイル共有、空き時間の確認はスケジュール管理、本支店間の会議は電子会議機能です。「電子化」という言葉だけで判断せず、承認の流れがあるかを確認します。
解答・解説
正解はウです
この問題のテーマ
グループウェアのワークフロー管理機能を、ファイル共有やスケジュール管理などの機能と区別できるかを問う問題です。
解き方の考え方
ワークフロー管理は、申請や承認の手順を電子的に管理し、定められた順序で担当者に処理を回す機能です。各事例で中心となる作業が、承認手続なのか、情報共有や予定確認などなのかを見分けます。
選択肢ごとの解説
- ×ア 営業活動に有効な提案書テンプレートの共有提案書テンプレートの共有は、複数の人が同じファイルを利用するためのファイル共有です。申請を担当者に回して承認を得る手続ではありません。
- ×イ 会議出席予定者の空き時間の確認会議出席予定者の空き時間を確認するのは、スケジュール管理の利用です。予定を調整する作業であり、申請や承認の順序を管理するものではありません。
- ○ウ 出張申請から交通費の精算までの承認手続の電子化出張申請から交通費の精算までの承認手続を電子化する事例です。申請を定められた順序で担当者に回し、承認を進めるため、ワークフロー管理に該当します。
- ×エ ネットワーク上での本支店間会議の実施ネットワークを使った本支店間の会議は、電子会議機能の利用です。離れた拠点の人が会議を行う機能で、承認手続を管理する機能ではありません。
補足
「電子化」という言葉だけでワークフロー管理と判断しないようにしましょう。何を電子化しているのかを確認し、申請から承認へ処理が進む事例を選びます。
POINT
- ワークフロー管理は、申請や承認の手順を電子的に管理します。
- 担当者に処理を定められた順序で回すことが、見分ける手掛かりです。
- 資料を共有する事例はファイル共有、空き時間を確認する事例はスケジュール管理に当たります。
- ネットワーク上で会議を開く事例は電子会議機能に当たります。